Privacyverklaring

Witberg Hoorn Advocaten verwerkt dagelijks persoonsgegevens, met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met de privacy van de personen van wie wij informatie ontvangen.

Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. In deze privacyverklaring informeren wij u over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens Witberg Hoorn Advocaten verwerkt.

1. Contactgegevens
Witberg Hoorn Advocaten is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Witberg Hoorn Advocaten (KvK-nummer: 17242050, BTW nummer: 817584523B01) is gevestigd aan de Poirterslaan 26 te (5611 LB) Eindhoven.

Bij vragen over deze privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen. Telefonisch zijn wij bereikbaar op 040 - 2155240, per e-mail via: info@witberghoorn.nl.

2. Toepassing
Deze privacyverklaring geldt voor alle personen van wie Witberg Hoorn Advocaten persoonsgegevens verwerkt (o.a. (potentiële) cliënten van Witberg Hoorn Advocaten, bezoekers van de website van Witberg Hoorn Advocaten, ontvangers van nieuwsupdates van Witberg Hoorn Advocaten en alle andere personen die contact opnemen met Witberg Hoorn Advocaten of van wie Witberg Hoorn Advocaten persoonsgegevens verwerkt).

3. Persoonsgegevens
Witberg Hoorn Advocaten verwerkt diverse persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf (op eigen initiatief) aan ons heeft verstrekt, in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt (waaronder wederpartijen) of via openbare bronnen bekend zijn geworden. Persoonsgegevens kunnen door ons per e-mail, telefoon, faxbericht, per brief of mondeling worden opgevraagd, verkregen of aan ons worden verstrekt.

Bij persoonsgegevens die door u zijn verstrekt gaat het onder meer om: contactgegevens (o.a. NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer) en andere persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling van uw zaak (o.a. geboortedatum, salarisgegevens en andere relevante gegevens betreffende het dienstverband), persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of webformulieren en persoonsgegevens door u verstrekt tijdens (kennismakings)gesprekken.

Persoonsgegevens die wij uit andere bronnen verkrijgen, betreffen bijvoorbeeld persoonsgegevens beschikbaar op openbare websites of persoonsgegevens die kunnen worden verkregen uit het Kadaster en het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

4. Verwerkingen
Witberg Hoorn Advocaten verwerkt persoonsgegevens om diensten aan te kunnen bieden, dienstverlening te kunnen verbeteren en om persoonlijk met u als betrokkene te kunnen communiceren. Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor de navolgende verwerkingen:

• Het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst en het voeren van (gerechtelijke) procedures
  Indien u ons een dossier in behandeling heeft gegeven, vragen wij u om uw contactgegevens te verstrekken. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, advisering, bemiddeling en verwijzing, afhankelijk van de aard van de kwestie. Uw persoonsgegevens worden bovendien gebruikt voor facturatie naar aanleiding van de verrichte werkzaamheden. Voor zover noodzakelijk voor onze dienstverlening verstrekken wij uw persoonsgegevens aan derden;
  
  
• Onderhouden van contacten met relaties en communicatie activiteiten
  Uw contactgegevens worden opgenomen in ons systeem en worden mogelijk gebruikt voor het toesturen van nieuwsupdates, uitnodigingen voor seminars en het toezenden van informatie waar u om heeft verzocht;
  
  
• Nakoming juridische en wettelijke verplichtingen
  Op grond van de wet en de gedragsregels die gelden voor advocaten dienen wij bijvoorbeeld uw identiteit te verifiëren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs;
  
  
• (Direct) marketing
  In het kader van acquisitie verzamelen wij (commerciële) informatie over bedrijven en contactgegevens van personen werkzaam bij die bedrijven met wie wij mogelijk in contact willen treden of zijn getreden. Deze informatie wordt door ons zorgvuldig bewaard en vertrouwelijk behandeld. Wij kunnen deze personen (per e-mail) benaderen met informatie die voor hen relevant is. Wij verwerken bij dergelijke marketingacties geen bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens;
  
  
• Social media
  Witberg Hoorn Advocaten gebruikt diverse social media, waaronder LinkedIn en Facebook. Indien u functies op onze website met betrekking tot social media gebruikt, kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via de betreffende social media kanalen.
  
  

5. Rechtsgronden
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de AVG:

• Verkregen toestemming
  Uw persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt op grond van de toestemming die u ons heeft verleend. Toestemming is alleen geldig indien duidelijk is waarvoor u toestemming geeft en wat de gevolgen daarvan zijn. U hebt het recht deze toestemming te allen tijde weer in te trekken;

• Op basis van een (te sluiten) overeenkomst
  Indien u ons de opdracht verstrekt tot het leveren van juridische diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is;

• Het nakomen van wettelijke verplichtingen
  Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor het nakomen van wettelijke verplichtingen. Op grond van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) zijn advocaten verplicht bepaalde informatie te vergaren en vast te leggen. Zo dient de identiteit van cliënten te worden geverifieerd;

• Gerechtvaardigd belang
  Wij verwerken ook uw persoonsgegevens als wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Wij kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld gebruiken om u uit te nodigen voor een seminar.
  
  

6. Delen van persoonsgegevens
Witberg Hoorn Advocaten deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat, het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van Witberg Hoorn Advocaten, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij. Uw persoonsgegevens geven we ook door aan de postbezorger om indien nodig stukken bij u te bezorgen.

Daarnaast zal Witberg Hoorn Advocaten persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven indien u ons hiervoor toestemming heeft gegeven.

Met de derde partij die namens en in opdracht van Witberg Hoorn Advocaten uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door Witberg Hoorn Advocaten ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.

7. Verwerkers
Witberg Hoorn Advocaten kan voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners inschakelen die uitsluitend in opdracht (conform onze instructies) persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring. Met deze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de wet- en regelgeving daaraan stelt. Voorbeelden van verwerkers zijn dienstverleners die hostingdiensten leveren en softwareleveranciers.

8. Doorgifte persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Witberg Hoorn Advocaten kan uw persoonsgegevens doorgeven naar het buitenland. Landen binnen de EER kennen een gelijk niveau van gegevensbescherming als Nederland. Met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving kunnen wij uw persoonsgegevens indien noodzakelijk ook buiten de EER doorgeven. Zo maken wij bij het versturen van nieuwsupdates en mailingen gebruik van een buiten de EER gevestigde dienstverlener.

Uit hoofde van de Algemene Verordening Gegevensbescherming mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien voor de bescherming van persoonsgegevens een passend niveau is gewaarborgd of indien een specifieke afwijking van toepassing is.

Indien het noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten of indien het noodzakelijk is in het kader van een rechtsvordering waarbij wij u juridisch bijstaan, kunnen wij persoonsgegevens doorgeven aan een partij buiten de EER.

De partij buiten de EER die Witberg Hoorn Advocaten diensten verleent bij het versturen van nieuwsupdates en mailingen is gevestigd in de Verenigde Staten en staat geregistreerd bij het EU-U.S. Privacy Shield Framework. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website: https://www.privacyshield.gov/welcome.

9. Beveiliging persoonsgegevens
Witberg Hoorn Advocaten hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval Witberg Hoorn Advocaten gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal Witberg Hoorn Advocaten in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

10. Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens worden door ons niet langer dan noodzakelijk bewaard, tenzij persoonsgegevens op grond van een wettelijk voorschrift langer dienen te worden bewaard. Het streven is dat wij uw persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u onze diensten te kunnen aanbieden. Voor zover mogelijk zullen wij nadien uw persoonsgegevens verwijderen, tenzij u op de hoogte wilt worden gehouden van onze dienstverlening, bijvoorbeeld door middel van nieuwsupdates.

11. Uw rechten
Op basis van de privacy wet- en regelgeving heeft u diverse rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens. Hierna kunt u lezen wat deze rechten inhouden en hoe u van deze rechten gebruik kunt maken.

Inzage
U heeft het recht om te vragen over welke gegevens wij van u beschikken en om deze gegevens in te zien. Wij zullen op uw verzoek schriftelijk aan u mededelen welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt of nog verwerken en wij geven u daar een kopie van. Ook lichten we toe waarom we bepaalde gegevens verwerken, welke soorten persoonsgegevens we verzamelen, hoe lang we de persoonsgegevens bewaren, welke (privacy)rechten u nog meer geldend kunt maken en eventueel met wie de persoonsgegevens worden gedeeld.

Correctie of aanvulling
U heeft het recht bij ons een verzoek in te dienen om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen. In dat geval zullen wij alle redelijke maatregelen nemen om die gegevens te wijzigen of aan te vullen en u daarvan op de hoogte brengen. Indien wij uw gegevens aan derde partijen hebben verstrekt, dan zullen wij de aangepaste of aangevulde gegevens ook aan hen doorgeven.

Gegevenswissing
U kunt ons verzoeken persoonsgegevens te wissen in de volgende situaties:

- indien wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of worden verwerkt;
- u heeft de gegeven toestemming voor verder gebruik van de gegevens ingetrokken en er is geen andere grondslag meer voor verwerking;
- indien u bezwaar maakt tegen de verwerking en er zijn geen dwingende gronden voor verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen;
- de persoonsgegevens zijn/worden onrechtmatig door ons verwerkt;
- wij dienen uw persoonsgegevens te wissen wegens het verstrijken van de wettelijk bepaalde termijn;
- wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verkregen.

Beperking verwerking
Indien u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons heeft doorgegeven, kunt u ons verzoeken de gegevensverwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben.

Het recht op beperking van de verwerking geldt indien gegevens mogelijk onjuist zijn, indien de gegevensverwerking onrechtmatig is, indien de gegevens niet meer nodig zijn en indien u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens. Indien wij gegevens aan derde partijen hebben verstrekt, zullen wij hen hiervan op de hoogte brengen en hen verzoeken het gebruik van deze gegevens eveneens te beperken. Na een verzoek tot beperking van de verwerking zullen wij uw gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of ingeval van gewichtige redenen.

Gegevensoverdraagbaarheid
Als u (digitaal) persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt en wij deze gegevens met uw toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst hebben verwerkt, heeft u het recht deze gegevens (in kopie) te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar bestandsformaat. In een dergelijke situatie kunt u ons ook vragen uw gegevens rechtstreeks naar een andere dienstverlener te sturen.

Bezwaar
U heeft het recht bezwaar te maken tegen gegevensverwerkingen die u betreffen. Na ontvangst van uw bezwaar zullen wij de verwerking van uw gegevens stoppen, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking hebben die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of indien de verwerking te maken heeft met een rechtsvordering.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor (direct) marketingactiviteiten, dan zullen wij deze gegevensverwerking direct na uw bezwaar staken.

Intrekking toestemming
Indien u toestemming heeft gegeven voor verwerking van uw persoonsgegevens kunt u deze toestemming altijd op dezelfde wijze weer intrekken. Een intrekking van uw toestemming doet niets af aan eerdere verwerkingen op die grond.

Uitoefenen rechten
Indien u van één of meer van bovenstaande rechten gebruik wilt maken, kunt u contact met ons opnemen via: 040-2155240 of info@witberghoorn.nl. Wij zullen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand, reageren op uw verzoek.

Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig legitimatiebewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Witberg Hoorn Advocaten neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Witberg Hoorn Advocaten aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.

12. Social media
Op de website van Witberg Hoorn Advocaten zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals LinkedIn of Facebook. Witberg Hoorn Advocaten houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst de privacyverklaring van die derden door te lezen.

13. Cookies
Teneinde het gebruiksgemak van de website van Witberg Hoorn Advocaten te vergroten, wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek op de website van Witberg Hoorn Advocaten op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. U kunt het gebruik van deze cookies op elk gewenst moment weigeren, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website kan beperken.

De website van Witberg Hoorn Advocaten maakt gebruik van cookies van Google Analytics om, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Door gebruik te maken van de website van Witberg Hoorn Advocaten geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. Eveneens worden cookies geplaatst door het gebruik van buttons en/of links, zoals hiervoor onder ‘Social media’ is omschreven. Witberg Hoorn Advocaten heeft geen invloed op het plaatsen en gebruik van cookies door die derde partijen.

Op de website van de Autoriteit Consument en Markt (https://www.consuwijzer.nl/telecom-post/internet/privacy/uitleg-cookies) leest u meer over cookies en hoe u deze kunt blokkeren of verwijderen.

14. Nieuwsupdates
Op de website biedt Witberg Hoorn Advocaten nieuwsupdates aan die vrij toegankelijk zijn. Alle informatie die hierop wordt geplaatst, kan door een ieder worden gelezen, verzameld en gebruikt. Een verzoek om persoonsgegevens te verwijderen uit een blog of forum kan worden ingediend via de contactgegevens onder ‘Uw rechten’.

Witberg Hoorn Advocaten kan in sommige gevallen niet in staat om persoonsgegevens uit een nieuwsupdate te verwijderen. In een reactie op uw voornoemd verzoek geeft Witberg Hoorn Advocaten dan aan dat het niet gelukt is en ook om welke reden. In het geval u als betrokkene persoonsgegevens post via een applicatie van een derde partij (via social media), dan is die derde partij of de beheerder van de applicatie het aanspreekpunt bij dergelijke verzoeken om verwijdering of andersoortige privacyvragen.

Iedere nieuwsupdate bevat een link waarmee u zich kunt afmelden.

15. Klachten
Bij klachten over het gebruik van uw persoonsgegevens verwijzen wij u voorts naar de klachtenprocedure bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is bevoegd klachten over de naleving van de privacyregels in behandeling te nemen.

Heeft u nog vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of over deze privacyverklaring? Neem dan contact met ons op via: 040 – 2155240 of info@witberghoorn.nl (of per post via: Poirterslaan 26, 5611 LB te Eindhoven).

16. Wijziging privacyverklaring
Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Witberg Hoorn Advocaten heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van deze privacyverklaring worden op de website gepubliceerd. De meest recente versie kunt u raadplegen op de website.

Versie: juni 2018